INFORMATIVA AI SENSI DEL REGOLAMENTO EUROPEO 679/2016, PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CLIENTI DELLA JAKA CONGRESSI S.R.L.

Art. 1) Premessa e definizioni.
Ai sensi del regolamento UE 679 del 2016 la JAKA CONGRESSI S.r.l., con sede legale in Roma, Via della Balduina n. 88 00136 (Partita IVA 04503321004) – Indirizzo mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. numero di telefono: 06/35497114, in persona del legale rappresentante pro tempore Sig.ra Julie Ann Karimi, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, è tenuta a fornirVi specifiche informazioni relativamente alle finalità e modalità di trattamento dei vostri dati, ai soggetti cui possono essere comunicati e dei diritti di cui gode l’interessato in relazione alla gestione dei dati personali. Rientrano tra tali dati, ad esempio, i dati anagrafici, gli indirizzi e-mail e i recapiti telefonici.
Le specifichiamo sin d’ora per chiarezza, le seguenti definizioni date dal Regolamento UE 2016/679:
Interessato: è la persona, fisica o giuridica, di cui sono trattati i Dati Personali.
Dati Personali: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (”interessato”); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica , culturale o sociale.
Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati Personali o insiemi di Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto, o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Titolare del Trattamento: la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di Dati Personali.
Responsabile del Trattamento dei Dati Personali: soggetto nominato dal Titolare del trattamento che, per suo conto, tratta Dati Personali, garantendo di mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il Trattamento soddisfi i requisiti normativamente richiesti e garantisca la tutela dei diritti dell’Interessato.
Data Protection Officer (DPO) o Responsabile della Protezione dei Dati (RPD): professionista che deve avere un ruolo aziendale, sia esso soggetto interno o esterno, con competenze giuridiche, informatiche, di risk management e di analisi dei processi. La sua responsabilità principale è quella di osservare, valutare e organizzare la gestione e la protezione del Trattamento di Dati Personali all’interno dell’azienda, affinché questi siano trattati nel rispetto della normativa privacy.

Art. 2) Titolare del Trattamento.
Titolare del Trattamento è la JAKA CONGRESSI S.r.l., con sede legale in Roma, Via della Balduina n. 88 00136 (Partita IVA 04503321004) – Indirizzo PEC: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. numero di telefono: 06/35497114, in persona del legale rappresentante pro tempore Sig.ra Julie Ann Karimi.

Art. 3) Tipologia di Dati Personali, Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento.
I dati personali da Lei forniti sono necessari per l’esecuzione delle prestazioni relative all’organizzazione di congressi.
La Jaka Congressi S.r.l. si troverà pertanto a dover acquisire i dati identificativi di tutti i partecipanti ai convegni, dalla stessa organizzati, con particolare attenzione alla gestione e archiviazione dei seguenti:

  • Cognome
  • Nome
  • Data di nascita
  • Indirizzo di residenza
  • Codice fiscale
  • Professione
  • Specializzazione
  • Ordine presso il quale è iscritto e sede dell’ordine stesso
La Jaka Congressi S.r.l. è una società che organizza per conto proprio e di terzi eventi di formazione per medici.
I corsi organizzati permettono agli iscritti di acquisire crediti formativi e, pertanto, i dati richiesti potranno essere utilizzati e ceduti a ulteriori società o enti di formazione al fine di adempiere a tale obbligazione.
Pertanto La Jaka Congressi S.r.l. acquisisce, conserva e utilizza i Dati Personali degli Interessati al fine di:
  • Adempiere correttamente agli obblighi contabili e fiscali
  • Adempiere agli obblighi contrattuali volti all’erogazione del servizio richiesto e a tutti i servizi accessori.
  • Tutelare i diritti del Titolare accertando, esercitando e difendendo i diritti della stessa società in sede giudiziale e stragiudiziale qualora sia necessario.
  • Essere informato, qualora lo richiedesse con apposita sottoscrizione, su tutte le iniziative future organizzate dalla Jaka Congressi Srl, utilizzando i Suoi dati anche per analisi di marketing e indagini di mercato, per l’invio di comunicazioni e Newsletter, per l’invio di comunicazioni mediante mailing, per profilare i Suoi dati a fini promozionali, per effettuare ricerche di mercato, studi statistici e verifiche del grado di soddisfazione della clientela sui nostri prodotti, per la rilevazione del Suo grado di soddisfazione, per la vendita per corrispondenza di prodotti o servizi offerti dalla Jaka Congressi S.r.l.

Art. 4) Immagine, riprese Tv, fotografie e social.
La Jaka Congressi Srl La informa che non si assume nessuna responsabilità in caso di utilizzo improprio e/o illecito dell’immagine eventualmente effettuato da parte di terzi. Per i dettagli relativi a questo trattamento, nonché per l’espressione del Suo eventuale consenso, La invitiamo a prendere visione della specifica informativa posta di seguito alla presente.
La informiamo con la presente che è previsto un servizio di registrazione immagini che riprendono la Sua persona durante lo svolgimento degli eventi della Jaka Congressi Srl. Il trattamento delle immagini avverrà con l’ausilio di strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, in ogni caso, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
In ogni caso, al termine dell’Evento, LA Jaka Congressi Srl conserverà le fotografie e/o le immagini video fino a revoca del consenso, per procedere successivamente alla cancellazione delle inquadrature relative al partecipante dell’evento.
La Jaka Congressi Srl La informa inoltre che non si assume nessuna responsabilità in caso di utilizzo improprio e/o illecito delle immagini eventualmente effettuato da parte di terzi. In ogni caso nulla potrà pretendere in ragione di quanto sopra indicato rinunciando irrevocabilmente ad ogni diritto, azione o pretesa.
Le immagini trattate per l’Evento potranno essere comunicate ai “Responsabili” o “Incaricati” appositamente individuati dalla Jaka Congressi Srl e potranno, previo il Suo consenso, essere pubblicate sul sito web della Jaka Congressi Srl stessa e su altre piattaforme web come la pagina ufficiale di Facebook, Twitter, Linkedin e Youtube oppure potranno essere diffuse tramite mezzo stampa su testate locali, nazionali e internazionali.

Art. 5) Obblighi e necessità di conferimento.
Il conferimento dei Dati Personali da parte dell’Interessato è obbligatorio e necessario per l’adempimento delle obbligazioni contrattuali e per il rispetto delle norme imperative dell’ordinamento in ordine a obblighi fiscali, tributari, contabili e quant’altro previsto dalla Legge.
Il rifiuto a fornire i dati o l’opposizione integrale/parziale al loro trattamento, potrà comportare comunque l’impossibilità, nostro malgrado, di fornirle i servizi richiesti con il libero accesso agli eventi organizzati.

Art. 6) Modalità di trattamento.
I Dati Personali vengono trattati in modo lecito e secondo correttezza ed utilizzati solo per le finalità indicate all’Art. 3.
Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità sia automatizzate, sia non automatizzate, su supporto cartaceo, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne.
I Dati Personali sono acquisiti direttamente presso l’interessato tramite la compilazione di appositi form cartacei e digitali.

Art. 7) Periodo di conservazione dei dati.
A tale proposito occorre necessariamente distinguere due tipologie di dati relativi:

  • Dati relativi ad attività di marketing: sono tutti quei dati relativi ad attività di marketing e promozione dei servizi della Jaka Congressi Srl raccolti durante gli eventi o in fase di preiscrizione. Per lo sfruttamento di tali dati è necessario un consenso specifico. La cancellazione dei sopra detti dati relativi ad attività di marketing potrà avvenire solo ad espressa richiesta del cliente mediante la revoca del proprio consenso.
  • Dati Personali dell’Interessato: sono tutti quei dati (nome, cognome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo mail, numero di cellulare) conservati per un massimo di 10 anni al fine dell’adempimento degli obblighi fiscali e tributari ex Art. 2220 c.c. In caso di contenzioso giudiziale o stragiudiziale, anche solo potenziale, i Dati Personali verranno conservati per tutta la durata dello stesso e fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione o, più in generale, fino alla decorrenza dei termini di decadenza o prescrizione di diritti o pretese previsti dalla Legge. Decorsi i suddetti termini, i Dati Personali dell’Interessato verranno cancellati, compatibilmente con le procedure tecniche a tal fine preposte.

Art. 8) Titolari autonomi, Responsabili del trattamento e Destinatari dei Dati Personali.
Oltre al Titolare del Trattamento e i soggetti alle sue dipendenze dallo stesso incaricati formalmente, i Dati Personali dell’Interessato possono essere trattati da soggetti esterni operanti in qualità di Titolari autonomi quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, La società Agenas e la società COGEAPS, che, in qualità di enti di formazione sono autorizzate a rilasciare crediti formativi per i medici.
Inoltre, i Dati Personali potranno essere trattati, per conto della Società, da soggetti autorizzati e designati come Responsabili del Trattamento dei Dati Personali, a cui sono impartite adeguate istruzioni operative.
Infine, Destinatari dei Dati Personali dell’Interessato potranno essere soggetti terzi, quali ad esempio enti assicurativi, Organismi di Vigilanza, Autorità Giudiziarie, ad enti di assistenza e previdenza (INPS, INAIL, etc.), nonché́ a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette.
Tali soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
I dati non saranno in nessun caso diffusi.
Una lista completa ed aggiornata dei Titolari Autonomi, ConTitolari, Responsabili del Trattamento nominati e Destinatari dei Dati Personali può essere ottenuta contattando la Società tramite pec o raccomandata A/R ai recapiti di cui all’Art. 2, allegando in tal caso copia firmata di un documento di identità.

Art. 9) Luogo e conservazione dei dati.
I dati personali sono conservati su server gestiti e manutenuti presso la sede della JAKA CONGRESSI S.r.l. Via della Balduina n. 88 – Roma (Rm)

Art. 10) Diritti dell’interessato.
All’interessato al trattamento dei dati personali spettano i diritti di cui all’art. 7 Codice Privacy e art. 15 GDPR, nonché i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), ove applicabili.
Pertanto in ogni momento Lei potrà:

  • ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
  • ottenere l’accesso, la rettifica e la cancellazione dei dati; ottenere la limitazione del trattamento;
  • ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
  • opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto; opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;
  • ha infine diritto di proporre reclamo a un’Autorità di Controllo (per l’Italia il Garante Privacy).

Art. 11) Modalità di esercizio dei diritti.
L’interessato al trattamento dei dati personali potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando alla sede operativa una raccomandata a.r. a JAKA CONGRESSI S.r.l., con sede legale in Roma, Via della Balduina n. 88 00136 (Partita IVA 04503321004) – Indirizzo mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. numero di telefono: 06/35497114, allegando copia documento firmata.

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